7 errores comunes con IVA e impuestos al registrar facturas (y cómo evitarlos)

La mayoría de problemas contables en freelancers y pymes no vienen de “no saber”, sino de registrar facturas con datos inconsistentes. Cuando eso pasa, los informes fallan, el trimestre se complica y aparecen duplicados.

Estos son los 7 errores más frecuentes (y la solución práctica para cada uno).

1) Confundir base imponible con total

• Error: guardar el total en el campo de base, o viceversa.
• Solución: define campos separados (Base, Impuestos, Total) y no mezcles.

2) Tipos de IVA mezclados sin control

• Error: usar un solo campo “IVA” para facturas con tipos diferentes.
• Solución: añade un campo Tipo de impuesto (select) y valida importes.

3) Fechas inconsistentes

• Error: unas facturas con formato DD/MM y otras con MM/DD (o interpretaciones erróneas).
• Solución: guarda fechas como tipo fecha y estandariza a ISO cuando importes.

4) Duplicados por reenvío o PDFs repetidos

• Error: contabilizar dos veces el mismo documento.
• Solución: usa un campo “Hash/ID” (si tienes automatización) o valida por Número + Proveedor + Total.

5) Proveedores con múltiples nombres

• Error: “Amazon”, “Amazon EU”, “AMAZON” como entidades distintas.
• Solución: normaliza proveedor y, si puedes, relaciónalo con una tabla de Proveedores.

6) Moneda sin registrar

• Error: mezclar EUR y USD sin campo moneda.
• Solución: campo Moneda obligatorio y vista por moneda.

7) No adjuntar el PDF

• Error: datos sin respaldo documental.
• Solución: vista “Sin PDF” y regla de calidad: no cerrar trimestre con filas sin documento.

---

La forma rápida de evitar estos errores

Si el dato entra bien desde el principio, el resto es fácil. Empieza por aquí: Guía para extraer datos de PDFs a Notion sin errores.

Y si quieres automatizarlo: Invoice2Notion.

---

Lista de espera

Automatiza tu flujo PDF -> IA -> Notion y ahorra horas cada mes. Lista de espera.